I de fleste virksomheder i danmark idag, der bruger man Outlook som det primære værktøj til at håndtere den elektroniske strøm af data der kommer ind og går ud af virksomheden. Det er både til mails, kalenderstyring, opgaver og ikke mindst kontakpersonskartotek.
Nogle bruger det meget og andre bruger det meget lidt. Uanset – så er Outlook nok et af de programmer man aldrig bliver færdig med at udvikle sine kompetencer indenfor. Outlook indeholder så mange forskellige effektiviseringstips, og skal man skrive om det – så må man altid prioritere et eller to emner der skal skrives om. Eksempelvis, så er der en der i denne artikel om Outlook effektivisering valgt at fokusere på de værktøjer der giver større personlig effektivitet. Et andet fokus der kunne tages – var at gøre tingene mere smart i forhold til virksomheden. Bruge de værktøjer der giver mere struktur, bedre sikkerhed for data og ikke minds selvfølgelig mindre fejlmargin. Det er en af de ting jeg vil tage fat på i denne lille artikel – for jeg har for en del tiden siden været på Outlook kursus hos Officekonsulenterne, og der var netop virksomhedsstruktur fokus for vores kursus.
En af de ting, vi havde stor fokus på på vores kursus, var reglerne der kan sættes op i Outlook. Regler, der gør at indkomne mails de bliver flyttet, slettet, håndteret eller behandlet som det er krævet. helt eller delvist af Outlook selv. Regler i Outlook kan bruges til mange forskelliige ting. Jeg bruger det eksempelvis til:
- At flytte mails fra bestemte afsendere til bestemte mapper
- At markere bestemte mail med opfølgningsflag
- At slette bestemte mails
Jeg vil prøve at komme med et par eksempler på hvordan jeg arbejder med det idag. I den virksomhed, hvor jeg arbejder der får vi dagligt rigtigt mange elektroniske benzinkvitteringer fra et benzinselskab. Alle disse kvitteringer, de skal gemmes og bruges på et tidspunkt. Det er dog sådan set udover at være en tidsdræbber at skulle flytte med de mails, så er det også vigtigt de havner i samme mappe hvergang så de kan printes senere. For ikke at en medarbejder skal sidde og huske på, hvor mails skal flytte hen så er der opsat en regel der siger at når mails kommer fra en bestemt afsender med bestemt emne så skal de flyttes ned i en bestemt undermappe i Outlook. En gang hvert halvår, der kan vi så processeere de mails.
Jeg får tit mails, som jeg skal følge op på om en uge. Disse mails, har altid samme emne, men ikke samme afsender – så en regel er sat op til at den markere disse mails til opfølgning om en uge, og herefter flytter den dem til en undermappe med opfølgningssager. Herefter vil jeg kunne se dem i min kalender i opgavevisningen.
Sidst men ikke mindst, så har jeg det som alle andre. Jeg får tilmeldt mig ting som jeg fortryder. Disse mails er ikke altid til at slippe for – men for ikke at forstyrre arbejdsgangene i virksomheden og forplumre det hele. Så bliver disse mails blot slettet automatisk.
Tre husrtige tips til at gøre arbejdsdagen mere struktureret og naturligvis mere effektiv. Håber du kan bruge det.
